Ihr arbeitet mit sensiblen Daten, wie Geburtsdatum, Name und Adresse. Deshalb gibt es besondere Regeln, die ihr befolgen müsst. Diese stehen im Sozialgesetzbuch (SGB VIII). Auch für die Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es besondere Vorschriften: Öffentliche Träger (zum Beispiel städtische KiTas) müssen das Berliner Datenschutzgesetz beachten. Private Träger müssen das Bundesdatenschutzgesetz einhalten. Träger sind diejenigen, die die Aufsicht beispielsweise einer KiTa haben.

Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Eltern der Kinder zugestimmt haben. Oft gibt es auch Verträge oder Gesetze, die festlegen, dass ihr Daten verarbeiten dürft, zum Beispiel für die Betreuung der Kinder. Für Fotos, Videos oder Tonaufnahmen von den Kindern braucht ihr aber immer eine klare Erlaubnis der Eltern.

Daten dürfen nicht heimlich oder ohne deren Wissen bei Dritten abgefragt werden. Erfasst werden können Daten zum Beispiel auf Anmeldebögen, in Sprachlerntagebüchern, Portfolios, Fotos oder Videos, in E-Mails oder auf der Kita-Website. Verarbeitet werden dürfen diese Daten aber nur, wenn es dafür eine gesetzliche Grundlage oder eine Einwilligung gibt.

Dazu gehört z. B. das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Verwendung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten.
Während die Verarbeitung personenbezogener Daten über Kinder und ihre Familien oftmals schon durch den Betreuungsvertrag oder gesetzliche Regelungen (z. B. des Sozialgesetzbuches VIII oder des Kindertagesförderungs- gesetzes) geregelt wird, braucht es für die Anfertigung von Bild-, Ton- und Videoaufnahmen von Kindern sowie den späteren Umgang mit diesen (Weitergabe, Veröffentlichung etc.) einer Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

"Datenschutz und Kinderschutz sind kein Widerspruch, im Gegenteil: Datenschutz schützt die Persönlichkeitsrechte und die informationelle Selbstbestimmung von Kindern und ist damit selbst ein Teil des Kinderschutzes.

Wenn jedoch eine Gefährdung des Kindeswohls vorliegt, ist die Kita nicht nur berechtigt, sondern verpflichtet, aktiv zu werden. Nach einer fachlichen Einschätzung müssen dann die notwendigen Schritte eingeleitet werden – zum Beispiel die Kontaktaufnahme mit dem Jugendamt, um das Kind zu schützen."