Ihr müsst darauf achten, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Unterlagen haben. Das könnt ihr zum Beispiel mit einem abschließbaren Schrank, einer Alarmanlage oder mit Passwortschutz machen.

Es ist wichtig, klare Regeln für den Umgang mit diesen Unterlagen festzulegen. Die Kinder sollten selbstverständlich jederzeit die Möglichkeit haben, ihre eigenen Portfolios anzusehen und ihre Bilder, Fotos oder Werke zu betrachten. Am besten bewahrt ihr die Portfolios in einem abschließbaren Schrank im Gruppenraum auf, der am Ende des Arbeitstages sicher verschlossen wird.
Die Akten mit den Betreuungsverträgen und den persönlichen Daten der Familien sollten in einem separaten Raum aufbewahrt werden und den ganzen Tag über sicher verschlossen bleiben.

Sie können ihre Zustimmung auch jederzeit zurücknehmen, ohne dass ihnen Nachteile entstehen. Ob ein Kind in die KiTa aufgenommen wird, hängt niemals von dieser Entscheidung ab.

Eltern können entscheiden, ob sie Fotos, Videos oder Tonaufnahmen in der KiTa erlauben möchten. Sie können ihre Zustimmung auch jederzeit zurücknehmen, ohne dass ihnen Nachteile entstehen. Ob ein Kind in die KiTa aufgenommen wird, hängt niemals von dieser Entscheidung ab.

Lerngeschichten und Portfolios, die mit handgemalten Werken der Kinder ergänzt werden, bieten pädagogischen Fachkräften eine alternative Möglichkeit, ihren Dokumentationsauftrag zu erfüllen – auch ohne Aufnahmen oder Abbildungen von Kindern.