Der oder die „Datenschutzbeauftragte“ ist eine Person mit Fachwissen im Datenschutz, die vom Verantwortlichen ernannt wird. Die Person sorgt dafür, dass alle Regeln zum Datenschutz eingehalten werden. Sie berät und unterstützt die KiTa bei Fragen zum Datenschutz und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen.

Die einzelnen Mitarbeitenden in der KiTa sind normalerweise nicht direkt verantwortlich und haften nicht für Verstöße gegen den Datenschutz. Aber Fehler von Mitarbeitenden können arbeitsrechtliche Folgen haben. Deshalb ist es wichtig, dass die Leitung klare Regeln zum Datenschutz aufstellt und das Team regelmäßig schult.

Das sorgt dafür, dass sich die KiTa aktiv mit Datenschutz beschäftigt und die Mitarbeitenden klare Anweisungen bekommen. Es wird zum Beispiel festgelegt:

• Welche Daten werden zu welchem Zweck genutzt?
• Was passiert mit Fotos, Videos und Tonaufnahmen?
• Wie werden die Daten sicher aufbewahrt?

Auch Datenschutzbeauftragte können Schulungen anbieten. Außerdem können die Mitarbeitenden zu Fortbildungen geschickt werden. Wichtig ist, dass das Team regelmäßig über Datenschutz spricht. So sind alle – auch neue Mitarbeitende – gut informiert und wissen, wie man sicher mit Datenschutz umgeht.

Es beschreibt, wie und warum persönliche Daten verarbeitet werden. Es ist egal, ob die Daten digital oder auf Papier sind.
Im Verzeichnis stehen:

• der Name und die Kontaktdaten von dem Verantwortlichen und dem Datenschutzbeauftragten,
• die Gründe für die Verarbeitung, welche Daten und Personen betroffen sind,
• an wen die Daten weitergegeben werden,
• ob Daten ins Ausland geschickt werden,
• wann Daten gelöscht werden und
• welche Schutzmaßnahmen es gibt.