Wenn Personen, die nicht für die Kita arbeiten, gegen Datenschutzregeln verstoßen, ist die Kita dafür grundsätzlich nicht verantwortlich.
Sinnvoll ist es, das Gespräch zu suchen oder den Vorfall kurz zu dokumentieren. Bei schwerwiegenden Fällen sollte die Leitung informiert werden. In besonders ernsten Situationen kann es nötig sein, die Datenschutzbehörde einzuschalten."

Der oder die „Datenschutzbeauftragte“ ist eine Person mit Fachwissen im Datenschutz, die vom Verantwortlichen ernannt wird. Die Person sorgt dafür, dass alle Regeln zum Datenschutz eingehalten werden. Sie berät und unterstützt die KiTa bei Fragen zum Datenschutz und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen.

Erste Anlaufstelle kann immer der Träger sein. Dort gibt es oft schon Wissen, Materialien oder klare Abläufe.
Zusätzlich gibt es im Internet viele offizielle Informationsangebote. Die Kita kann sich auch direkt bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit oder bei der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie nach Materialien und Orientierungshilfen speziell für Kitas erkundigen.

Die einzelnen Mitarbeitenden in der KiTa sind normalerweise nicht direkt verantwortlich und haften nicht für Verstöße gegen den Datenschutz. Aber Fehler von Mitarbeitenden können arbeitsrechtliche Folgen haben. Deshalb ist es wichtig, dass die Leitung klare Regeln zum Datenschutz aufstellt und das Team regelmäßig schult.

Das sorgt dafür, dass sich die KiTa aktiv mit Datenschutz beschäftigt und die Mitarbeitenden klare Anweisungen bekommen. Es wird zum Beispiel festgelegt:

• Welche Daten werden zu welchem Zweck genutzt?
• Was passiert mit Fotos, Videos und Tonaufnahmen?
• Wie werden die Daten sicher aufbewahrt?

Schon mit einfachen Mitteln lässt sich viel erreichen: regelmäßige Teamgespräche, verständliche Informationen für Erziehungsberechtigte und die Nutzung kostenloser Materialien und Schulungsangebote, zum Beispiel über www.data-kids.de."

Auch Datenschutzbeauftragte können Schulungen anbieten. Außerdem können die Mitarbeitenden zu Fortbildungen geschickt werden. Wichtig ist, dass das Team regelmäßig über Datenschutz spricht. So sind alle – auch neue Mitarbeitende – gut informiert und wissen, wie man sicher mit Datenschutz umgeht.

Wenn externe Personen wie Besucher*innen oder Praktikant*innen in die Kita kommen, braucht es klare Vorgaben.
Wichtig ist zum Beispiel, dass externe Personen darauf hingewiesen werden, keine Fotos oder Videos von Kindern zu machen, wenn dafür keine Einwilligung vorliegt.

Es beschreibt, wie und warum persönliche Daten verarbeitet werden. Es ist egal, ob die Daten digital oder auf Papier sind.
Im Verzeichnis stehen:

• der Name und die Kontaktdaten von dem Verantwortlichen und dem Datenschutzbeauftragten,
• die Gründe für die Verarbeitung, welche Daten und Personen betroffen sind,
• an wen die Daten weitergegeben werden,
• ob Daten ins Ausland geschickt werden,
• wann Daten gelöscht werden und
• welche Schutzmaßnahmen es gibt.

Das gilt in der gesamten Kita – auch gegenüber anderen Erziehungsberechtigten.
Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen Daten ohne Einwilligung weitergegeben werden dürfen. Das betrifft zum Beispiel Informationen an das Jugendamt bei einer möglichen Kindeswohlgefährdung oder Meldungen an das Gesundheitsamt bei meldepflichtigen Krankheiten.

Die KiTa muss eine datenschutzkonforme Kommunikation mit den Behörden sicherstellen. Hierzu gehört beispielsweise die Verwendung sicherer Kommunikationsmethoden, beispielsweise durch Verschlüsselung, oder die Nutzung der entsprechenden Fachverfahren.

Auch hier gilt: Die KiTa muss eine datenschutzkonforme Kommunikation mit Dritten sicherstellen. Hierzu gehört beispielsweise die Verwendung sicherer Kommunikationsmethoden, beispielsweise durch Verschlüsselung.